Краткий словарь терминов и ключевых понятий ивент индустрии

Издание Выставочного научно-исследовательского центра (ВНИЦ) посвящено сегменту деловых мероприятий (индустрия встреч) и содержит классификацию событий, характеристику основных участников рынка, а также описание основных этапов процесса организации и проведения мероприятия. При составлении словаря экспертами ВНИЦ были использованы наработки ведущих международных отраслевых организаций и экспертов в области ивент индустрии; данное издание также рекомендовано Ассоциацией «Национальное конгресс-бюро».

По мнению авторов словаря, до обобщённой классификации мероприятий, приведённой в работе ВНИЦ, в российских источниках практически не предпринималось попыток придать некую упорядоченность терминологии индустрии встреч, а информация носила разрозненный либо неполный характер. Авторы работы предлагают разграничивать все существующие мероприятия по формату проведения, типу заказчика и значимости. В издании раскрываются такие понятия, как конгрессное мероприятие, деловой завтрак, корпоративные и некорпоративные встречи, знаковое мероприятие и т. д.

Одним из важных критериев сегментирования индустрии встреч являются её участники. Эксперты ВНИЦ, представляя их классификацию, раскрывают основные характеристики байеров (заказчиков, клиентов), агентов и посредников, поставщиков и официальных представителей городов, регионов и стран (дестинаций).

Сам процесс организации встреч включает в себя планирование, подготовку, проведение и подведение итогов. Планирование начинается с изложения концепции мероприятия, затем следуют составление бизнес-плана, бюджета, технического задания проекта, выстраивание структуры управления проектом и т. д. На этапе подготовки осуществляется вся основная организационная деятельность, от которой зависит качество будущего мероприятия: разрабатывается программа мероприятия, ведётся работа с участниками, СМИ, партнёрами и т. д. В период проведения мероприятия необходимо организовать чёткое управление конгрессной инфраструктурой, и не менее важным и ответственным этапом является подведение итогов мероприятия, на котором даётся оценка его эффективности и составляется итоговый отчёт.