Текст: Алексей КАЛАЧЁВ, директор Ассоциации «Национальное конгресс-бюро»
Богатый опыт проведения крупнейших деловых и спортивных мероприятий, географическое разнообразие и дружелюбные люди все это делает Россию прекрасной страной для международных событий. Важно уметь правильно рассказать об этих преимуществах. Решить данную задачу на федеральном уровне призвано Национальное конгресс-бюро (НКБ), соучредителем которого является Фонд Росконгресс, а на региональном местные профильные организации.Развитие ивент-индустрии в России происходит неравномерно. Есть города-лидеры, где уже успешно работают свои конгресс-бюро. Это Москва, Санкт-Петербург, Екатеринбург, Уфа, Казань и Ярославль. Особое место в этом списке занимает Сочи, традиционно принимающий Российский инвестиционный форум. Здесь развитием событийного туризма занимаются сразу две организации «Конгресс Визит Бюро Сочи» и «Черноморское конвеншн бюро». Результат очевиден: по данным Департамента перспективного развития и проведения значимых мероприятий администрации города Сочи, ежегодно в столице зимних Олимпийских игр 2014 проходит свыше 300 различных мероприятий.
К 2020 году количество региональных конгресс-бюро должно увеличиться с нынешних восьми до 30, прогнозируют в НКБ. Для реализации этой задачи были разработаны «Рекомендации по созданию конгресс-бюро в регионе», которые содержат информацию о целях, задачах и основных направлениях деятельности соответствующих структур. В конце 2018 года документ был представлен вниманию стратегических партнеров НКБ региональных органов власти. Предлагаем ответы на самые распространенные вопросы, которые предшествуют решению о запуске регионального конгресс-бюро.
Каковы предпосылки для создания конгресс-бюро в регионе? Всем ли регионам это необходимо?
Конгресс-бюро является эффективным инструментом для продвижения региона при условии, что сам регион ориентирован на развитие определенных отраслей знания и обладает экспертизой в той или иной сфере, будь то добыча алмазов или производство молочной продукции, уникальное природное наследие или сильная научная база. Конечно, немаловажным фактором при этом является наличие хотя бы минимальной инфраструктуры для приема и проведения международных конгрессов (необязательно крупных, они могут быть до 250300 участников), либо планов по ее развитию.
Какую форму организации и финансирования конгресс-бюро лучше выбрать?
Существуют три возможные формы организации региональных КБ:
• исключительно государственное управление и финансирование деятельности;
• ассоциация или отраслевое объединение, когда членами КБ являются участники рынка конгрессных услуг и финансирование происходит за счет членских взносов;
• долевое участие города (государства) и бизнеса в финансировании и совместном управлении.
Разумеется, каждый из вариантов имеет свои плюсы и минусы. Однако наиболее распространена третья организационная модель, поскольку позволяет соблюсти баланс интересов власти и бизнеса в вопросах развития событийной деятельности. Кроме того, такой подход обеспечивает наиболее эффективную консолидацию финансовых ресурсов, поступающих как из бюджетных средств, так и от участников рынка.
Как правильно рассчитать объем инвестиций, которые необходимо выделить на деятельность КБ?
Согласно исследованию ICCA Destination Survey 2018, в среднем бюджет конгрессных бюро в мире составляет 1,07 млн евро это около 19% от средств, выделяемых на развитие туризма. 36% респондентов указали сумму финансирования выше планки 500 тыс. евро. В каждом случае бюджет зависит от поставленных задач и возможностей региона.
Что региональное КБ должно сделать в первую очередь?
Зафиксировать текущее положение дел, провести базовые исследования ивент-индустрии и существующей инфраструктуры, сформировать стратегию развития территории как конгрессной дестинации и механику сбора отраслевой статистики. Также необходимо собрать пул лояльных экспертов в приоритетных для региона отраслях, которые могли бы выступать амбассадорами территории. Наконец, стоит подготовить комплекс презентационных материалов о регионе.
Как выбирать тендеры на проведение мероприятий, в которых стоит участвовать?
В первую очередь, необходимо ориентироваться на те отрасли бизнеса и науки, которые наиболее активно развиваются в регионе. Следует отталкиваться от его сильных сторон и имеющихся ресурсов. Важно понимать, что при привлечении конгресса мы продвигаем локальную экспертизу региона. И международному сообществу она должна быть интересна.
Когда стоит ждать первую отдачу от деятельности КБ?
Это зависит от того, какая работа по развитию отрасли велась в регионе ранее, существуют ли наработки в области смежных направлений: туризма, международного сотрудничества, трансфера знаний и технологий. Учитывая достаточно длительный горизонт планирования международных конгрессов, о первых значимых результатах по этому направлению можно говорить не ранее, чем в перспективе 35 лет. Другие же показатели эффективности, например, позиции города в рейтингах, формирование локального сообщества индустрии встреч и т. д., могут быть частично достигнуты уже через 23 года.
Как оценить эффективность работы КБ?
Оценка эффективности осуществляется по целому ряду параметров. В первую очередь, это прямые показатели эффективности. К ним можно отнести доходы от событийного сектора, появление новых участников отрасли, количество выигранных тендеров на проведение значимых конгрессных мероприятий и общее число мероприятий, которые проходят при поддержке КБ региона. По расчетам Выставочного научно-исследовательского центра (ВНИЦ) R&C, экономический эффект от привлечения в регион одного мероприятия с количеством делегатов 400450 человек составляет около 7080 млн рублей.
Также следует обращать внимание на косвенные показатели эффективности: позиции региона в престижных отраслевых рейтингах, наличие премий и сертификатов, состояние и уровень загрузки событийной инфраструктуры, продолжительность и уровень организации проводимых мероприятий. Стоит обращать внимание на наличие представителей конгресс-бюро в управляющих и регулирующих органах отраслевых ассоциаций. Это говорит о вовлеченности КБ в жизнь отрасли.
Наконец, существуют дополнительные показатели эффективности. Среди них анализ тематик мероприятий, количество рабочих мест, которые генерирует ивент-индустрия региона, и уровень квалификации специалистов. Деятельность конгресс-бюро также влияет на расширение деловых, культурных и торговых связей региона, уровень его инвестиционной и туристической привлекательности.
Источник: Официальный журнал Российского инвестиционного форума
