Для работы на Международном арктическом форуме в Санкт-Петербург приехали волонтеры из городов России и Европы, всего на Форуме работали 280 человек. Самая многочисленная делегация прибыла на Международный арктический форум 2019 из Архангельска, где проходил предыдущий Форум, из северного города приехало более 40 человек. Все волонтеры прошли специальную подготовку и сдали экзамены.
«Росконгресс традиционно уделяет большое внимание подготовке волонтеров. За короткий период обучения мы должны дать большой объем информации и инструкций, и проверить, насколько эти знания были усвоены. Волонтер должен быть не только вежлив, опрятен и уметь общаться, но и обладать информацией по широкому кругу вопросов, с которыми к ним будут обращаться участники Форума», председатель правления, директор Фонда Росконгресс Александр Стуглев.
Волонтеры провели работу как на площадке мероприятия, так и на ключевых удаленных объектах, в том числе помогали с навигацией гостям Форума на Московском вокзале и в аэропорту «Пулково». Также в их круг обязанностей входили встреча участников, информационная поддержка гостей Форума, ориентирование участников на площадке мероприятия, сопровождение официальных делегаций, комплектация и выдача портфелей участников, администрирование зон проведения деловой, спортивной и культурной программы, зон питания участников и СМИ, выдача аккредитационных беджей, помощь представителям прессы.